¿Qué puedo escribir en una carta de recomendación sin comprometer a mi empresa?

Dos documentos que la gente pide como si fueran uno

Alguien se va de la empresa en buenos términos y pide «una carta». En realidad puede estar pidiendo dos papeles distintos, con reglas distintas, y uno de ellos la empresa está obligada a darlo.

La Ley Federal del Trabajo obliga a la constancia. A la recomendación, no. Esa asimetría es la que decide qué conviene escribir en cada una.

Lo que la ley obliga, y lo que no

La fracción VIII del artículo 132 obliga al patrón a expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios. La fracción VII obliga a expedir cada quince días, a solicitud del trabajador, una constancia del número de días trabajados y del salario percibido.

Ninguna de las dos menciona una opinión, una valoración ni una recomendación. La ley pide constatar hechos: que la relación de trabajo existió y en qué términos. La carta de recomendación es un documento voluntario que la empresa emite porque quiere, y por eso no se puede apoyar en «la ley me obligó a escribirlo».

Qué escribir: hechos que se pueden comprobar

La carta que sirve y no compromete se parece más a una ficha que a un elogio. Quien la recibe —otra área de personal— la va a usar para confirmar datos, no para que la convenzan.

• Fechas de inicio y de término, exactas.
• Puesto y, mejor que el puesto, las funciones: «atendía cartera de treinta clientes y cerraba corte diario», no «ejecutivo senior».
• A quién reportaba, y quién firma la carta en relación con eso.
• Si la salida fue voluntaria, dicho sin más. Si no lo fue, no se escribe nada al respecto: callarlo es correcto, inventarlo no.
• Un teléfono o un correo de la empresa para confirmar. Es lo que convierte la carta en verificable.

Qué no escribir

El riesgo de esta carta no está en lo que omite, está en lo que afirma. Y corre en dos direcciones: hacia la persona, si la carta le cierra puertas con un juicio que la empresa no puede sostener; y hacia quien contrata después, si la carta le prometió algo que no era.

1. 1Nada sobre salud, incapacidades, embarazo, situación familiar o económica.
2. 2Nada sobre conflictos, actas administrativas, procedimientos o investigaciones. El expediente disciplinario no viaja en una recomendación.
3. 3Ningún motivo de separación que no sea la renuncia voluntaria, si ése fue el caso.
4. 4Ninguna garantía a futuro: «responderá igual en cualquier puesto» es una afirmación sobre algo que no ocurrió.
5. 5Ningún juicio que la empresa no esté dispuesta a repetir por teléfono si llaman a confirmar. Ésa es la prueba práctica de cada frase.
6. 6Ningún dato de salario, salvo que la persona lo pida por escrito. No es lo que esta carta viene a resolver.

La frontera con el expediente disciplinario importa, y existe el camino propio para eso: cómo se levanta un acta está en tengo que levantar un acta administrativa y cuándo hace falta investigar antes, en el acta de investigación. Nada de eso se menciona en una recomendación.

La llamada que llega después

La carta casi nunca se usa sola. En México el reclutador llama al teléfono que viene en ella y pregunta tres cosas: si la persona trabajó ahí, en qué fechas y si la recontratarían. Esa llamada es el momento en que la empresa se compromete de verdad, y conviene decidir antes quién la contesta y hasta dónde.

La política que funciona es de dos renglones y la escribe recursos humanos una vez. Primero: lo que se confirma por teléfono es lo que la carta ya dice, ni una palabra más —fechas, puesto, funciones— y para lo demás, «no damos esa información». Segundo: quien contesta es la misma persona que firmó, no la recepción. Con eso, la carta y la llamada dicen lo mismo, que es lo único que se le puede pedir a un expediente.

• Se confirma: que trabajó ahí, las fechas y el puesto o las funciones.
• Se confirma, si la carta lo dice: que la salida fue voluntaria.
• No se contesta: por qué se fue si no fue renuncia, cuánto ganaba, si hubo actas, nada de salud ni de su situación personal.
• No se opina sobre nada que la carta no afirme. Si la carta no lo dice, es porque la empresa decidió no decirlo.
• Si quien llama insiste, la respuesta es que la empresa sólo confirma lo que la constancia y la carta contienen.

Vale la pena recordar que esta información es de una persona identificada, y que su tratamiento es materia de protección de datos personales y no de la Ley Federal del Trabajo. Pedir a la persona, por escrito, qué autoriza que se confirme es el camino limpio, y además convierte la llamada en un trámite de treinta segundos. Cómo se firma una autorización así a distancia es lo mismo que para cualquier documento: está en el consentimiento expreso y, para el aviso de privacidad de la plantilla, en el aviso de privacidad para empleados firmado en línea.

Quién la firma

La ley no lo dice, porque no regula este documento. Lo práctico sí: la firma quien supervisó a la persona, porque es quien puede sostener lo que la carta afirma, y con el puesto escrito al lado del nombre. Una recomendación firmada por alguien que nunca trabajó con la persona no es verificable, y el que la lee lo nota.

Si la empresa quiere control, la forma es una política de dos líneas: quién puede firmar recomendaciones y con qué plantilla. Sin eso, cada jefe escribe lo que se le ocurre en papel con logo de la empresa. Quién puede firmar por una persona moral está en la firma electrónica de personas morales, y el caso de varias sucursales, en un mismo contrato para varias sucursales.

Si lo que piden es la constancia

Casi siempre es así, aunque la pidan como «carta». Qué debe decir según el trámite está resuelto pieza por pieza: para un crédito, para una visa, para el Fonacot, para la guardería del IMSS y para la escuela. La diferencia entre los dos documentos, de frente, en constancia laboral y carta de recomendación, ¿es lo mismo?, y qué obliga exactamente el 132 en la constancia laboral según la Ley Federal del Trabajo.

Si nunca hubo contrato ni recibos, la obligación igual existe: sin contrato ni recibos, ¿hay constancia?. Y si el trabajo fue en el sector público, el documento central es otro: la constancia laboral en el sector público.

Firmarla el mismo día, desde donde esté quien firma

El cuello de botella de este documento es casi siempre el mismo: la persona ya no va a la oficina y quien debe firmar está en otra parte. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal admite que el consentimiento se exprese por medios electrónicos, y el 1834 bis tiene por cumplida la forma escrita cuando la información generada o comunicada en forma íntegra sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta.

Con SignSolú la carta sale por WhatsApp desde el número de la empresa o por correo, la firma quien supervisó desde su teléfono, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo. Eso resuelve además la parte que una hoja con sello no resuelve: quien recibe la carta puede comprobar en la página de verificación, sin cuenta, que el documento es el que la empresa firmó y que nadie le cambió una línea. El detalle del acuse está en qué es un acuse de auditoría, el flujo en cómo funciona, las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes y los formatos mexicanos en las plantillas. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta.

Los dos formatos están armados: la carta de recomendación laboral y la constancia laboral. Para un área de personal que manda varios documentos a la vez, plataformas de firma electrónica para recursos humanos y mandar el mismo contrato a varias personas. Y al cerrar la relación de trabajo, la carta de renuncia voluntaria y el finiquito por renuncia voluntaria.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.