Me pidieron firmar un acta administrativa: ¿qué pasa si la firmo, y qué pasa si no?

Lo primero: el acta no está en la ley

Suena raro y es lo que explica la mitad de las dudas. La Ley Federal del Trabajo no regula el acta administrativa: no dice qué debe contener, ni quién la firma, ni qué pasa si no se firma. Lo que la ley regula es otra cosa, el aviso de rescisión, y eso es lo que de verdad tiene consecuencias escritas.

El acta es una práctica, y es una buena práctica: sirve para que un hecho quede recogido el día que pasó, con testigos y con la versión de las dos partes. Pero es la prueba que el patrón arma para sostener su dicho, no un documento en el que el trabajador reconoce nada. Cómo se levanta, visto desde el lado de la empresa, está en tengo que levantar un acta administrativa.

El 784: la carga de la prueba no se mueve por una firma

Éste es el artículo que conviene conocer antes de entrar a la oficina. El artículo 784 dice que el Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y que en todo caso corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre, entre otras cosas, la fecha de ingreso, la antigüedad, las faltas de asistencia (fracción III), la causa de rescisión de la relación de trabajo (fracción IV) y la constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido (fracción VI).

La misma fracción VI añade dos frases que cierran puertas: la negativa lisa y llana del despido no revierte la carga de la prueba, y la negativa del despido junto con el ofrecimiento del empleo no exime al patrón de probar su dicho. Es decir: el reparto de quién prueba qué lo fija la ley, y una firma al pie de un acta no lo cambia.

Y el artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los contratos individuales de trabajo, las listas de raya o nómina o los recibos de pago de salarios, los controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo y los comprobantes de pago de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas y cuotas de seguridad social. El mismo artículo fija cuánto: el contrato, mientras dure la relación y hasta un año después; los demás, durante el último año y un año después de que se extinga la relación. Si lo que se discute son faltas, el control de asistencia es del patrón y lo tiene que exhibir.

Qué conviene hacer si te la ponen enfrente

La respuesta corta es: firmar y escribir. La larga tiene seis pasos, y ninguno requiere un abogado en ese momento.

1. 1Pide que te la lean completa, y léela tú. Si hay un hecho con fecha u hora equivocada, es el momento de decirlo, no la semana siguiente.
2. 2Pide que se asiente tu manifestación, literal. El artículo 423 fracción X dice que la persona trabajadora tendrá derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción: ésa es la base de que tu versión entre al documento con tus palabras.
3. 3Sé concreto en esa manifestación. Qué pasó, en qué orden, quién estaba, si avisaste y a quién. Las frases genéricas no sirven ni para un lado ni para el otro.
4. 4Si no estás de acuerdo con el hecho, dilo ahí mismo y firma de enterado. «Firmo de enterado, no de conformidad, y manifiesto que…» es una frase que cabe en el acta y no cuesta nada.
5. 5Pide copia. Si el acta dice que se te entregó copia, que sea verdad; si no te la dan, que se asiente que la pediste.
6. 6Anota los nombres de los testigos y guarda la fecha. Si después hay juicio, ése es el dato con el que se reconstruye el día.

Y si te niegas a firmar, ¿qué pasa?

El acta se levanta igual. Quien la redacta asienta que se te leyó, que te negaste a firmar y que los testigos lo hacen constar, y el documento sigue sirviendo como la prueba que el patrón iba a armar. Lo único que cambia es que tu versión no quedó en ninguna parte, y eso casi siempre juega en contra. La situación equivalente con el documento que sí regula la ley está en el trabajador no quiere firmar el aviso de rescisión.

Qué viene después del acta, y qué no

Un acta no es un despido. Lo que puede venir después es una de tres cosas: nada, una sanción del reglamento interior, o un aviso de rescisión. Conviene distinguirlas porque las consecuencias son muy distintas.

Los dos últimos renglones son los que conviene tener presentes. El artículo 517 fracción I da un mes para las acciones del patrón para despedir, disciplinar faltas y hacer descuentos, contado desde el día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa. Y el artículo 47 pide que el aviso de rescisión se entregue personalmente al trabajador en el momento mismo del despido o se comunique al Tribunal competente dentro de los cinco días hábiles siguientes, con el último domicilio registrado; el mismo artículo dice que la prescripción para ejercer las acciones derivadas del despido no comenzará a correr sino hasta que el trabajador reciba personalmente el aviso, y que la falta de aviso, por sí sola, presumirá la separación no justificada, salvo prueba en contrario.

Los casos en los que la gente pregunta esto

Casi siempre el acta tiene un tema, y cada tema tiene su artículo. Vale la pena saber cuál es el tuyo, porque es lo que decide si el hecho está bien encuadrado.

• Faltas de asistencia. La fracción X del 47 habla de más de tres faltas de asistencia en un período de treinta días, sin permiso ni causa justificada. Está trabajada en acta administrativa por abandono de trabajo, y lo que no cuenta ahí, en acta porque se fue sin permiso a media jornada.
• Retardos. No son faltas: acta administrativa por retardos.
• Una discusión o un pleito. La fracción III pide además que se altere la disciplina del lugar: acta por pelea entre compañeros. Si fue falta de respeto a un jefe, acta administrativa por falta de respeto.
• Dinero o inventario. Acta por robo de dinero, por faltante de inventario y por abuso de confianza.
• Una instrucción que no se siguió. Acta administrativa por desobediencia y, si fue el reglamento, por no portar el uniforme.
• Alcohol. Acta por aliento alcohólico y, en obra, acta por embriaguez en la obra.
• Acoso u hostigamiento. Tiene definición propia en el artículo 3o. Bis: acta administrativa por acoso laboral.

Y si lo que te pusieron enfrente no es un acta administrativa sino un acta de hechos, no es lo mismo: acta de hechos laboral, ¿es lo mismo que el acta administrativa?. Cuando la empresa todavía está averiguando, lo que corresponde es el acta de investigación, que no busca una consecuencia sino reconstruir el hecho.

Si te la mandan para firmar desde el celular

Cada vez pasa más, y la pregunta de fondo es la misma: ¿vale igual? Sí. Un acta administrativa es un documento privado y no pide notario ni e.firma del SAT: el artículo 1834 bis del Código Civil Federal tiene por cumplida la forma escrita mediante medios electrónicos cuando la información generada o comunicada de forma íntegra es atribuible a quien se obliga y accesible para su ulterior consulta. Por qué una firma hecha con el dedo en la pantalla vale está en es legal firmar con el dedo en el celular, y qué pesa en un juicio, en el valor probatorio.

Firmar a distancia tiene además una ventaja para ti: queda rastro de cuándo y desde dónde. Con SignSolú cada firma deja un acuse de auditoría con hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 del archivo, y cualquiera lo comprueba en /verificar sin cuenta y sin pagar, así que la versión del documento que firmaste es verificable después y no depende de quién guarde el papel. Lo que no cambia es el contenido: si el acta no recoge tu manifestación, pídelo antes de firmar, también por mensaje. Qué parte de un acta se puede hacer a distancia y qué no está en cómo firmo un acta administrativa a distancia; quién puede ser testigo, en testigos en un acta administrativa; y si los testigos tienen que firmar después de ti, se puede pedir que firmen en orden.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.